La gestión transparente siempre ha sido, y siempre será, una clave para el éxito de todo tipo de asociaciones que involucran la vida diaria de los condominios.

Un tema importante ya que estamos hablando de una relación que incluye a todos los vecinos, es decir, los que pagan las cuentas y anhelan un trabajo bien hecho por la administración y el gerente del edificio.

Para cumplir con esta premisa, es fundamental que todo condominio tenga una gestión transparente pero, sobre todo, transmitir la confianza necesaria a cada residente.

Entre las múltiples responsabilidades de una gerencia que valora este modelo de conducta, cabe mencionar, además de la presentación de cuentas/ gastos detallados, la transparencia en el proceso de contratación de proveedores de servicios.

Al fin y al cabo, el administrador es contratado para hacer el mejor uso posible del dinero de todos y por tanto, debe primar la ética en las relaciones a favor de lo que traerá beneficios al “conjunto”.

Consejos prácticos: transparencia en acción

Para que la gestión de los gastos de un condominio siga el camino más eficiente y correcto, especialmente en lo que se refiere a la contratación de servicios, algunas prácticas son imprescindibles y no pueden ser perdidas de vista por quienes se dedican a estar alejados de los actos ilícitos que son hoy, lamentablemente, generalizado. Revisa!

1 – Análisis de cotizaciones y presupuestos

Buscar en el mercado al menos tres opciones de proveedores es una regla básica para conocer mejor al proveedor de servicios y, por supuesto, para hacer una comparación justa en cuanto a las cotizaciones presentadas. Más que evaluar quién cobra menos, es importante analizar el servicio que presentan las empresas antes de cerrar un contrato para elegir cuál se adapta mejor a las necesidades del condominio. Esta práctica también evita favorecer a una empresa sobre otra por indicación, por ejemplo, que no siempre es la mejor forma de ser adoptada.

2 – Información para cada residente

Compartir información sobre el proceso de contratación de un proveedor de servicios con los residentes es una actitud que crece cada vez más como forma de asegurar un proceso transparente. Para ello, se recomienda contar con los recursos más tradicionales, como colocar información en el ascensor y tablones de anuncios, y con tecnología que favorezca la difusión de información, por ejemplo, el uso de mensajes vía WhatsApp u otro tipo de plataformas online de comunicación. De esta forma, el residente puede monitorear los procesos, así como las especificaciones de los servicios adquiridos, así como su efectiva aplicación en la vida diaria.

3 – Reunión del Consejo abierta a todos

Vivir en un condominio es sinónimo de vivir en un estado constante de democracia. Es como una micro ciudad, donde los servicios y las áreas comunes deben ser compartidos, pero que también abre espacio para el respeto a la privacidad y la individualidad de cada uno. En este sentido, es muy beneficioso fomentar la participación de todos los vecinos en las discusiones sobre los temas del condominio. De esta forma, el gerente promueve el debate de diferentes ideas y puntos de vista a favor de mejores conductas y proyectos. En este sentido, es importante dar a conocer las fechas de las reuniones del Ayuntamiento, por ejemplo, para fomentar la participación de los vecinos.

4 – Balance de prueba presentado en el boleto

Una de las prácticas que siguen muchos administradores en la actualidad es la presentación del saldo de gastos del mes en la boleta de pago del condominio. Es un recurso eficiente, pero merece atención a la hora de enviar este documento por correo electrónico, ya que el residente no siempre presta atención o, en ocasiones, no utiliza el correo electrónico. Por tanto, el envío del saldo impreso también debe ser evaluado por el administrador. También se indica que todos los documentos relacionados con la contratación realizada por el condominio están disponibles en los archivos de administración en cualquier momento. Así, todos y cada uno de los residentes tendrán acceso a la consulta si tienen dudas.

5 – El papel esencial del gerente

La dimensión del rol del gerente del edificio es innegable ante la necesidad de transparencia en la información del condominio, ya que es el representante legal del condominio, principal referente para los residentes. Por tanto, cuando el superintendente está dispuesto a dialogar y resolver las dudas de los vecinos y, además, cuando muestra en la práctica los conceptos éticos aplicados a su gestión, el condominio tiende a tener un diálogo más transparente y una conducta impecable, lejos de actitudes que huir de lo correcto. Por eso, tener disponibilidad de vez en cuando para hablar con los inquilinos es fundamental. Pero, si el gerente del edificio no puede hacerlo en persona, también es posible establecer un canal de servicio en línea que puede ser, por ejemplo, un correo electrónico oficial.

Muchos condominios hoy en día también cuentan con un código de ética creado para el gerente del edificio y también para la empresa que hace la administración, estableciendo las obligaciones y límites en las conductas adoptadas.

Si el tuyo no lo hace, ¡aún está a tiempo! Aquí tienes un consejo para que este asunto esté en la agenda de la próxima asamblea y o reunión.

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